これから退職を会社に伝えようとしている方は、退職願の書き方を調べているところだと思います。退職願では、会社に対して退職しようとしていることを願い出て、退職の意思を伝えます。
要は「退職したい」との意思が伝われば良いので、書き方に厳密な決まりはありませんし、退職願を作らずに退職を口頭で伝えることも多いです。
しかし、どうしても直接退職を言うことに抵抗がある方は、退職願を先に作っておきたいとも考えることでしょう。 こちらの記事では、退職願の必要性や書き方、退職願を出すときの注意点についてご紹介します。
退職願と退職届の違い
まず、退職願と似たものに『退職届』があります。それぞれの違いをまとめると、次のようになります。
| 退職願 | 退職させてもらうことをお願いする文書。「退職したいとお願い申し上げます」と、先に退職したい考えを伝えるため、円満に退職しやすい。 |
|---|---|
| 退職届 | 退職する旨を届け出る文章。「○月○日をもって退職いたします」と、一方的に退職を伝えるため、角が立ってしまうことがある。基本的には会社と話し合って退職のスケジュールが決まった後に提出する。 |
退職願と退職届のどちらを提出すれば良いのか悩んでいる方もいるでしょうが、基本的に「退職したいと思います」との気持ちを伝えるにとどめる、退職願を提出するようにすれば問題ありません。
反対に、いきなり上司や会社に相談せずに退職届を一方的に出してしまうと、会社側も困惑して、反対してく可能性も余計に高めてしまって、円満退職がしにくくなります。
退職届は、退職願や口頭で退職する意思を会社に伝え、その後引き継ぎや退職日のスケジュールが決まった後に提出するものです。なんの相談もなしに、いきなり退職するとだけ伝えることはマナー違反にもなり得ますので注意しましょう。
退職願は必ずしも必要ではない
必要性を感じて退職願を作ろうとしている方もいるでしょうが、漠然と「とりあえず退職願だけ作っておくか」と考えている方もいるのではないでしょうか？
実は、退職願の提出は必須ではなく、要は退職したい意思を会社に伝えることができれば良いのです。ですので、まずは口頭で退職の意思を上司に伝え、その際に一緒に退職願を提出することが一番良いでしょう。
その際に退職願がなくても問題はありません。ただ、それでも退職願を作成しておくメリットとして次のことが挙げられます。
- 自分の中でも退職の意思を固められる
- 会社に対しても退職の意思が強いことを伝えられる
「退職したいと伝えることに抵抗がある」という人も多いと思いますが、退職願まで作れば自分の中で意思を固められて退職を伝えようという勇気も出てきます。
【関連】退職が切り出せない時の対処法や正しい退職の切り出し方
退職願のテンプレート・例文
こちらの項目では、退職願のテンプレートや例文をご紹介します。後述しますが、退職願は基本的に縦書きで作成しますが、会社によっては横書きでも問題ないケースも多いです。
縦・横それぞれの例文をご紹介すると次のとおりです。
【縦書き】
【横書き】 
また、次のリンク先では、退職願のテンプレートをダウンロードしてそのまま使うことができます。
また、会社の退職手続き書類の中に退職願や退職届のフォーマットが用意されている場合もあります。ご自身で確認してみて、フォーマットが用意されていればそちらを使った方が無難でしょう。
退職願の正しい書き方
退職願の例は上記でご紹介したとおりですが、次の点に注意しながら書いていきましょう。また、退職願に使う用紙サイズや封筒の種類についてもご紹介します。
使用する用紙の種類とサイズ
退職願で使う用紙サイズは基本的にA4かB5サイズを使います。A4サイズであれば、オフィスで使われる一般的な用紙サイズですので、職場でも手に入れやすいでしょう。B5サイズが若干小さいサイズになります。
- A4：210×297mm
- B5：182×257mm
縦書きで書くのが一般的
何度かお伝えしているように、退職願は縦書きに書くことが一般的です。特に理由がなければ、縦書きで作成した方が無難でしょう。
会社でフォーマットが用意されていて、フォーマットが横書きであれば、それに従った方が良いでしょう。
手書きでもパソコンでもOK
退職願は手書きでもパソコン作成でもどちらでも問題ありません。テンプレートをダウンロードして、氏名や社名を書き換えるだけで済むようであれば、パソコンが楽でしょう。パソコンに不慣れな方であれば、手書きでも問題ありません。
退職理由は「一身上の都合」
退職するにあたって、家庭の事情や労働条件の不満など様々な理由があると思います。しかし、それらをひとまとめにして、退職願に書く退職理由は「一身上の都合により」に統一しましょう。
ただ、後から口頭で「なんで辞めるの？」などと聞かれることになるでしょうから、その際に説明できる退職理由は別で用意しておくと良いです。
【関連】一身上の都合だと本当の理由を聞かれる？答え方や使ってはダメなケース
封筒の入れ方と書き方
退職願は封筒に入れて提出します。上記でご説明した用紙サイズに合わせて封筒を用意しましょう。
- A4→長形3号
- B5→長形4号
用紙を入れる際には、文章が書かれている部分が内側にくるように、上図の順番で三つ折りにして折りたたみます。※点線は谷折りです
封筒には、表に『退職願』と、裏にはあなたの所属する部署や課とあなたの氏名を記入します。あとは、退職願を入れて封をして完成です。
退職願の書き方でよくある質問
最後に、退職願の書き方でよく見かけた質問に対してお答えしていきます。
パートの退職願の書き方は？そもそも必要？
パートやアルバイトの方でも退職願を提出する必要があるのでしょうか？会社の規則に従うことが前提ではありますが、基本的にパートの方は退職願まで出さなくて良いとしている会社が多いです。
もし、退職願が必要であれば、ここまでご説明した正社員用の退職願と同じ書き方・提出方法で問題ありません。また、パート等のあなたの役職を記入する必要はありません。
体調不良で辞める時の退職願の理由の書き方は？
過労や精神的不調によって退職を考える方もいることでしょう。上でも簡単に触れたように、どのような理由であれ、基本的には退職願には「一身上の都合により」と退職理由を記入します。
ただ、書面だけではなく上司などから直接退職理由を聞かれることも十分に考えられます。その際に、あなたに悪影響が及ばないようであれば、正直に体調不良であることを伝えて問題ありません。
会社によっては、休職を提案してくれるようなこともありますし、労災手続きの話に発展する場合もあります。
有給休暇を消化したい時の退職願の書き方は？
退職時にきちんと有給休暇消化をしておきたいと考えている方も多いでしょう。有休消化については口頭で決めていくことであって、退職願に記載する内容ではありません。
退職願には、シンプルに「一身上の都合により、いつまでに退職したい」と希望を出して、それ以上のことは書きません。会社によっては、未消化の有給を消化させないまましれっと退職日まで働かされてしまうようなこともあります。
口頭にて退職者からも有給休暇について確認をして、退職日まで有休消化込みのスケジュールを立てていきましょう。
まとめ
例やテンプレートを交えながら退職願の書き方をご説明しました。退職願では、「いつまでに退職したい」と退職したい意思を伝え、それ以上はアレコレ書かないシンプルなものです。
直属の上司に退職の意思を伝えつつ、その際に一緒に提出する書類が退職願ですが、そもそも退職願が必須ではない会社も多いです。
ただし、退職願を作ることによって、ご自身の中でも退職の意思が固まったり、会社に対して退職したい強い意思が伝わったりします。
そこまで難しい内容でもありませんので、今回の内容を参考に退職願を作ってみてはいかがでしょうか？
